Privacy policy

Inleiding

Dit is het privacy statement van Mind2Pay b.v..

Mind2Pay b.v. (verder te noemen Mind2Pay) verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van haar diensten en verantwoordelijkheden. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doeleinden. Wij leggen tevens uit voor welke diensten we de gegevens verwerken en welke rechtsgrondslag dit mogelijk maakt. Het delen van gegevens met andere partijen wordt ook besproken, evenals de verwerking van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens wordt behandeld in combinatie met de bewaartermijnen voor persoonsgegevens. Tot slot volgt een paragraaf met uitleg over uw rechten als betrokkene, over de mogelijkheid een klacht in te dienen of om contact op te nemen met Mind2Pay.

Visie van Mind2Pay op privacy

Mind2Pay is van mening dat het innen van facturen een proces is dat het best gebaat is bij transparantie en goede communicatie. De missie van Mind2Pay is woningcorporaties te ondersteunen bij het innen van facturen.

Mind2Pay wil een vertrouwde partner zijn voor haar klanten, een goede reputatie handhaven en oprechte betrouwbaarheid uitstralen. Het nalevingsbeleid van Mind2Pay moet daarom zichtbaar en proactief zijn.

Mind2Pay verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige, veilige en betrouwbare manier. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen hebt in onze organisatie en onze diensten en producten. Daarom doen we graag alles wat we kunnen om uw privacy te beschermen. De regels voor de bescherming van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op naleving van de wet. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is voor onze branche een van de grootste wijzigingen in de regelgeving in het afgelopen decennium. Data vormt de kern van de activiteiten van Mind2Pay en van de manier waarop we onze klanten van dienst zijn. Mind2Pay vindt de AVG van het grootste belang.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle data die kunnen worden herleid tot een persoon, een zogenaamde betrokkene. Voorbeelden zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Een betrokkene kan een klant, een medewerker, een huurder of een andere persoon zijn wiens persoonsgegevens worden verwerkt.

Uit welke bronnen krijgen wij persoonsgegevens?

De openbare bronnen waaruit Mind2Pay persoonsgegevens kan verkrijgen, zijn onder meer:

– Mind2Pay gebruikt geen openbare bronnen ter verkrijging van data.

De niet-openbare bronnen waaruit Mind2Pay persoonsgegevens kan verkrijgen, zijn onder meer:

– Betrokkene zelf, met inbegrip van degenen die de betrokkene vertegenwoordigen en degenen die door de betrokkene daartoe zijn gemachtigd
– Klanten van Mind2Pay en anderen die een zakelijke of financiële relatie (waaronder een arbeidsrelatie) met ons hebben die relevant is voor het doel van het verzamelen en verwerken van data.

De verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van gegevens?

Mind2Pay is de verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens voor de doeleinden die worden vermeld.

Voor welke doeleinden verzamelen wij persoonsgegevens?

Huurincasso en debiteurenbeheer op overige openstaande posten bij huurders en overige relaties van woningcorporaties

Mind2Pay ondersteunt bedrijven en instellingen op het gebied van credit management, hieronder valt

Andere doeleinden

• De verwerking van persoonsgegevens om de producten en ervaringen van bezoekers van onze websites te verbeteren, om klanten producten en diensten te bieden die bij Mind2Pay zijn aangevraagd en om reclame te maken voor de aangeboden diensten
• Contact opnemen met klanten over producten en diensten die van belang kunnen zijn voor de klant, op voorwaarde dat hiervoor toestemming is gegeven, of in het geval dat een product of dienst door de klant al bij ons is aangevraagd en de door ons beoogde communicatie met de klant relevant is voor of verband houdt met die eerdere aanvraag en plaatsvindt binnen de periode die is vastgesteld door toepasselijke wetgeving
• Het verrichten van interne administratie en het beheren van onze eigen boeken en bescheiden voor dit doel
• De werving en selectie van nieuwe medewerkers, ondersteuning van medewerkers en beheer van personeelsdossiers

Wat zijn de gerechtvaardige gronden op basis waarvan Mind2Pay persoonsgegevens verwerkt?

• Toestemming: De betrokkene heeft zijn of haar ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking verleend. Als u als betrokkene op de website van Mind2Pay contactformulieren invult om bijvoorbeeld kredietinformatie op te vragen, moet u uw persoonsgegevens vermelden, zoals uw naam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer. Mind2Pay gebruikt deze informatie alleen voor het doel waarvoor deze is bedoeld: om u de gevraagde dienst te leveren en informatie te verstrekken. Uw persoonlijke gegevens worden niet beschikbaar gesteld aan derden.
• Overeenkomst: De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarin de betrokkene partij is. Dit criterium is van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst tot het verrichten van diensten.
• Wettelijke verplichting: Gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Mind2Pay is onderworpen.
• Gerechtvaardigd belang: De verwerking van persoonsgegevens met als doel uitvoering te geven aan een opdracht tot dienstverlening door opdrachtgevers evenals de ontwikkeling van deze diensten, is noodzakelijk met het oog op het gerechtvaardigd belang van Mind2Pay of haar klant. Het doel van deze verwerking is woningcorporaties in staat te stellen hun openstaande posten goed te kunnen betheren en daarmee hun financiële risico’s te beheren, zich te beschermen tegen fraude, te weten met wie zij zakendoen en/of te komen tot voldoening van openstaande posten. Verwerking van persoonsgegevens op deze gronden vindt niet plaats als de belangen van de persoon wiens gegevens worden verwerkt, zwaarder wegen.

Maakt Mind2Pay gebruik van geautomatiseerde verwerking?

Mind2Pay maakt gebruik van geautomatiseerde verwerking van data in de uitvoering van haar verleende opdrachten voor haar klanten. Er zijn geen juridische gevolgen verbonden aan deze automatische verwerking, en er zijn ook geen aanmerkelijke gevolgen voor de betrokkenen.

Deelt Mind2Pay persoonsgegevens met andere partijen?

Mind2Pay deelt geen interne data, waaronder persoonsgegevens, met iemand buiten het bedrijf.

De kernactiviteit van Mind2Pay is het ter beschikking stellen van huurincasso-sotware aan woningcoporaties.

Draagt Mind2Pay gegevens over buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, Mind2Pay draagt geen gegevens over buiten de EER.

Hoe beveiligt Mind2Pay uw persoonsgegevens?

Mind2Pay vindt de bescherming van de privacy en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens zeer belangrijk en zorgt daarom voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en elke vorm van onrechtmatige verwerking.

Mind2Pay is hiertoe ISO 27001-gevcertificeerd.

Hoe lang bewaart Mind2Pay mijn gegevens?

Mind2Pay zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die door Mind2Pay worden verwerkt ten behoeve van het inningsproces van haar klanten, adequaat, relevant en actueel zijn. Mind2Pay neemt alle redelijke maatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te verwijderen als blijkt dat de bovengenoemde verwerkingsdoeleinden onjuist, niet langer voldoende relevant of actueel zijn.

Welke rechten heb ik met betrekking tot mijn persoonsgegevens?

Mind2Pay doet er alles aan om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist en actueel zijn. U kunt via uw woningcorporatie aan Mind2Pay vragen uw persoonsgegevens die zijn opgeslagen door Mind2Pay aan u te verstrekken (recht van inzage). Als de informatie onjuistheden bevat, onvolledig is of niet relevant voor het doel van de verwerking of anderszins in strijd is met een wettelijke vereiste, kunt u via uw woningcorporatie Mind2Pay verzoeken deze gegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen (recht op rectificatie en recht op verwijdering).

Bovendien kunt u ook uw recht uitoefenen om:

• Verwerking van uw gegevens te beperken (recht op beperking van verwerking)
• Uw gegevens over te dragen, wanneer uw gegevens automatisch worden verwerkt op basis van een overeenkomst of toestemming (dataportabiliteit)
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens; wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing, kunt u op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u een verzoek daartoe indienen bij uw woningcorporatie.

Klacht bij de Gegevensbeschermingautoriteit

Wij vinden het belangrijk dat u tevreden bent. Maar ook als we er alles aan doen om dit te bereiken, is het mogelijk dat u niet tevreden bent. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als uw klacht de bescherming van persoonsgegevens betreft. Dit is mogelijk via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Op onze website

Op een aantal plaatsen op deze website wordt om persoonsgegevens gevraagd. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen, zoals een telefoonnummer en e-mailadres. Mind2Pay streeft na om persoonsgegevens die u tijdens een bezoek aan de website van Mind2Pay achterlaat zo te verwerken en te beheren dat uw privacy wordt beschermd en gewaarborgd.

Om persoonsgegevens wordt gevraagd met het doel u, op uw eigen verzoek, te kunnen informeren over Mind2Pay.

Cookies

Naast persoonsgegevens gebruikt Mind2Pay “cookies”. Een cookie is een klein bestandje dat op uw harde schijf wordt opgeslagen door een server en wordt alleen herkend door de server die de cookie opslaat. Een cookie laat onze server zien dat u bent teruggekeerd naar een bepaalde pagina op onze site. Een cookie registreert geen persoonlijke gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres of andere zaken die naar u als persoon zijn te herleiden. We gebruiken cookies of soortgelijke middelen om tijdens uw bezoek aan onze website informatie te verzamelen, zoals uw IP adres (een nummer dat aan uw computer wordt toegekend wanneer u over het internet surft), de datum en de tijd van uw bezoek aan de site. Indien u dit wenst kunt u uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of dat u een waarschuwing krijgt wanneer er cookies worden verzonden. Gegevens die een cookie verzamelt, kunnen worden gebruikt voor statistieken over de site om het gebruik van de website – anoniem en als totaalcijfer – te evalueren.

Hoe kan ik contact met Mind2Pay opnemen?

Wilt u graag meer weten over de visie van Mind2Pay op privacy, of hebt u een vraag of suggestie? U kunt contact met ons opnemen via e-mail: info@Mind2Pay.com, of per post, te richten aan: Mind2Pay, t.a.v. Customer Service, Goede Reede 1, 3845 MD Harderwijk.

Deze voorwaarden, alsmede geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met de voorwaarden, worden beheerst door Nederlands recht. Mind2Pay mag deze voorwaarden zonder nadere kennisgeving wijzigen. Deze wijzigingen zullen direct na het plaatsen ervan op de website worden geplaatst.